«Честный ЗНАК» для компьютерных клубов: что нужно знать, чтобы не получить штрафы

Штрафы до 700 тысяч рублей, конфискация товара и даже уголовная ответственность — таковы риски для владельцев компьютерных клубов, не подготовившихся к внедрению системы «Честный ЗНАК» к 5 ноября 2024 года. Новые правила учета и продажи безалкогольных напитков, включая энергетики, становятся обязательными, и их несоблюдение может обернуться серьезными финансовыми и репутационными потерями. В этом материале расскажем, как грамотно подготовить клуб к изменениям, минимизировать расходы и интегрировать «Честный ЗНАК» в повседневные процессы.

Зачем это нужно клубу?

Система «Честный ЗНАК» призвана повысить прозрачность и учет товаров. Внедрение маркировки может также увеличить доверие посетителей, так как они видят, что вы контролируете качество продукции. Мы связались напрямую с “Честным знаком” и готовы поделиться с вами инструкциями от них. 

Подключение к системе и настройка оборудования

• Регистрация в системе. Зарегистрируйтесь на сайте «Честный ЗНАК».  
• Выбор программного обеспечения. Убедитесь, что кассовая программа поддерживает маркировку через «Честный ЗНАК». Если нет, потребуется обновить ПО или установить модуль интеграции, стоимость которого может достигать от 2 000 до 20 000 рублей.

Что нужно для работы с «Честным ЗНАКом»?

Для работы с маркированными товарами участникам оборота потребуется следующее:

• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Чтобы получить ее, представитель организации должен обратиться в Удостоверяющий центр ФНС России;
• Программное обеспечение для работы с электронной подписью. Подробная инструкция по установке доступна: установка СКЗИ для работы с УКЭП.
• 2D-сканер для считывания штрих-кодов Data Matrix. Проверьте свой терминал, некоторые терминалы, например, AQSI5 от Тинькофф уже имеют встроенный сканер (но многие жалуются, что он очень неудобный и сканирует через раз). Выбирайте сканер в соответствие с разъемами, которые есть у вашей кассы. Иначе можно купить неподходящее оборудование. Например, у кассы AQSI5 только 1 разъем — Type-C, который отвечает за зарядку. Либо сканируйте, либо заряжайте кассу;
• Онлайн-касса для розничных продаж должна быть обновлена до версии 1.2 (ФФД 1.2). 
  
  Как проверить?
  Зайдите в «Мастер фискализации» и проверьте чтобы у вас был выбран пункт ФФД 1.2., а не ФФД 1.05 и перефискализируйте кассу. ФФД 1.05 не поддерживает работу с маркированными товарами. Это особенно актуально для клубов, которые работают не первый год.
• Настроить обмен документами при помощи систем электронного документооборота (ЭДО). Если нет договора с оператором ЭДО, можно воспользоваться бесплатным ЭДО Lite от оператора системы в личном кабинете системы маркировки;
• При работе в товароучетной программе участник оборота может провести ее интеграцию с личным кабинетом системы маркировки самостоятельно или с помощью интегратора.

Подробная инструкция по регистрации в государственной информационной системе мониторинга за оборотом товаров (ГИС МТ) доступна на портале «Честный знак» по ссылке: Регистрация участника оборота товаров. 

Как принимать товары?

С 5 ноября 2024 года поставщики поставляют вам товар, отправляют все необходимые документы по ЭДО и в системе «Честный ЗНАК», где вы их подписываете. Внимательно проверяйте, чтобы в электронных накладных (УПД) были указаны уникальные идентификаторы товаров.

Как списать поврежденный товар?

Предположим, вы получили 100 бутылок воды или энергетиков и уже подписали все сопроводительные документы. Однако после приемки вы или управляющий вашего компьютерного клуба заметили, что 5 банок оказались повреждены во время доставки. Поскольку такие товары не подлежат продаже, их нужно списать. Для этого можно оформить документ о списании в системе «Честный ЗНАК», указав статус товара: «испорчен», «утерян» или «уничтожен».

Если вам нужна пошаговая инструкция по списанию кодов маркировки (КМ), она доступна на сайте «Честный ЗНАК» и в разделе «Помощь» в личном кабинете системы маркировки. Кроме того, в «Честном сообществе» вы найдете видеоинструкции, подробно объясняющие все процессы и вопросы, связанные с системой маркировки.

Как быть с товаром, приобретенным до 5 ноября?

Один из самых частых вопросов — что делать с продукцией, купленной до 5 ноября? Мы обсудили это с представителем системы «Честный ЗНАК», и есть хорошие новости: такие товары можно продавать без опасений. Главное, что нужно помнить — приём новых поставок следует осуществлять уже по обновленным правилам. 

Советы по оптимизации расходов

• Используйте комплексное ПО. Если ваша кассовая система уже поддерживает «Честный ЗНАК», дополнительных затрат может не понадобиться. Проверьте текущие возможности перед покупкой нового ПО.
• Заключите долгосрочные договоры. Это может помочь снизить стоимость закупки маркированных товаров за счет стабильных поставок и объемных закупок.
• Регулярные обновления. Обновляйте ПО своевременно – это поможет избежать ошибок, которые могут привести к штрафам.

Еще больше советов, лайфхаков от опытных владельцев и другой полезной информации вы найдете в Telegram-канале SmartShell. Присоединяйтесь и делитесь своим опытом – наше сообщество всегда поддержит и поможет!

Возможные штрафы

• До 50 000 рублей за неподтверждение электронной накладной.
• До 300 000 рублей и конфискация продукции за продажу немаркированных товаров.
• В случае особо крупных нарушений — штраф до 700 000 рублей или уголовная ответственность.

«Честный ЗНАК» и SmartShell

В SmartShell уже встроена интеграция с системой «Честный знак», подробнее читайте в нашей базе знаний , но мы сделаем краткую выжимку:

1. Как включить использование «Честный ЗНАК» при продаже 

Для того что бы включить функционал:

1. Перейдите на вкладку Товары.
2. Откройте карточку Редактирования или создания товара.
3. В поле Честный знак включите функцию Запрашивать маркировку.

2. Как продать товар с маркировкой «Честный ЗНАК»

Для продажи товара с маркировкой, требуется использование фискального аппарата при продаже товара и сканер штрих-кодов.

1. Перейдите в раздел «Магазин» в режиме Оператора.
2. Выберите товар с маркировкой «Честный ЗНАК».
3. Отсканируйте Data Matrix код на упаковке товара.
   • Убедитесь, что в сканере включена функция использования CR и LF символов (автоматическое установка).
4. Выберите способ оплаты и завершите продажу.
   

   ВАЖНО!

   Товары с маркировкой не суммируются, важно добавлять каждый товар по отдельности и для каждого товара сканировать свой код.

   Если требуется удалить товар из корзины, нужно отсканировать код повторно с отменённого товара.

   Как проверить сканер на готовность к работе? 

   Сделать это можно на сайте «Честный ЗНАК».

Заключение

Внедрение системы «Честный ЗНАК» требует внимания и вложений, но правильная организация процессов поможет избежать штрафов и обеспечить стабильную работу. Соблюдение этих рекомендаций позволит минимизировать затраты и снизить риски, что в итоге упростит управление товарным учетом и улучшит качество обслуживания в вашем клубе. Система SmartShell станет вашим надежным помощником в учете товаров. Благодаря встроенной функции работы со штрих-кодами, вы сможете быстро и просто добавлять и отслеживать товары, что значительно облегчит повседневные операции и повысит эффективность работы. Мы дали все важные ссылки на инструкции, будьте внимательны. 

Протестировать работу со штрих-кодами и остальные крутые инструменты SmartShell можно, активировав бесплатный 30-дневный триал.