Мы полностью перезагрузили товароучёт в SmartShell
Система товароучета SmartShell стала более эффективной и точной, ведь теперь склад и бар существуют порознь! А ещё мы добавили инвентаризацию, накладные с закупочной стоимостью и перезагрузили отчет по сменам.
Разделение склада и бара
Теперь владельцы киберарен будут следить за «движением» товаров настолько пристально, насколько это вообще возможно.
Так проще контролировать расходы и остатки товаров на складе, отслеживая любые расхождения, что особенно актуально для больших закупок и долгосрочного планирования.
Владелец предельно точно сможет рассчитать необходимое количество товаров для закупки, не занимаясь лишними тратами «про запас».
Что же изменилось?
Если говорить простыми словами, то теперь за продажу «отвечает» именно бар, тогда как склад (очевидно) «занят» вашими запасами.
И управляющему клуба уже не нужно проводить инвентаризацию склада и бара одновременно, у каждой из этих «сущностей» будет свой учёт.
Виды товаров
- Товары бара: Это товары, которые гости могут приобрести на баре буквально прямо сейчас — закуски, энергетики, шоколадки и так далее;
- Товары склада: Это товары, которые находятся на хранении у клуба на складе и пока не реализуются на том самом баре.
Важно! После обновления текущий товар в компьютерных клубах по умолчанию будет храниться на баре.
Как теперь выглядит движение товара?
- Владелец клуба укрепит контроль за своими «товарными путями» с момента поставки. Во-первых, при поступлении товара в клуб система сразу будет спрашивать о том, куда нужно их отправлять (на склад или на бар). И в каком количестве.
- Во-вторых, теперь можно с легкостью перемещать товар из запасов на складе в категорию бара. Как это выглядит? Если админ видит, что на баре заканчиваются запасы напитков и закусок, то он оформляет их «переезд» со склада на бар.
Каждое из действий с перемещением товара будет отражено в логах, поэтому риск потерять купленную коробку шоколадок снижается до полного минимума.
Важно! Если у вас на баре уже нет товара, но на складе его полно, то произвести продажу условного энергетика прямо со склада всё равно нельзя. Для этого товар сперва нужно переместить на бар, чтобы гости могли оформить покупку. Это же, кстати, касается и комбо-наборов.
Добавление накладных и закупочной стоимости
У клуба больше не должно возникнуть ситуаций с загадочной пропажей еды или напитков, которые могут «случайно» исчезнуть в бездонных карманах нерадивого админа или «потеряться» среди складских полок.
В этом поможет несколько ключевых новых возможностей системы товароучета, которые ответят на главные вопросы:
- Кто принял товар?
- В каком количестве и с какой стоимостью?
- Какая была дата поступления?
Первым инструментом в решении этих задач станут накладные, которые можно файлом прикрепить к операции по поступлению. В них будет представлена вся ключевая информация о товарах (наименование, количество, цена, дата операции).
Кроме того, при необходимости можно оставить комментарий для сотрудников, когда нужно учесть какие-то важные моменты при приёме товара. Скажем, проверить в поставке наличие конкретных энергетиков, сравнив их с описанием из накладной.
Владелец сразу увидит расхождения в системе, на которые можно опереться в любой спорной ситуации по товарам.
Накладная станет своеобразным «мостиком» между этапом получения товара и его перемещением в клуб. Тут, напомним, сотрудник уже выбирает в системе, куда в дальнейшем пойдёт поставка — на склад или бар.
Другим важным инструментом системы учёта станет возможность указать закупочную стоимость при оприходовании в карточке товара. Эта информация позволит фиксировать именно ту цену, по которой клуб приобретал товар.
Важно! Закупочная и розничная цена — разные вещи. Можно закупить коробку шоколадных батончиков по цене в 60 рублей за штуку, но продавать их по розничной цене на баре за 100 рублей.
Стоимость закупочной цены обновляется из последней приходной накладной руками админа или управляющего. И если закупочная цена одного типа товаров меняется, то сотрудник может внести изменения перед оформлением поставки новой партии.
Что это меняет для клуба?
В первую очередь — систему расчёта, ведь она будет учитывать и закупочную стоимость уже проданных партий. К примеру, если вы приобретали один тип энергетиков по разной закупочной стоимости в рамках полугода, то сразу увидите разницу. Потому что система покажет как цену старых, так и новых поступлений.
На основе этих данных можно искать себе более выгодного поставщика и быстрее вычислять самые выгодные для продажи товары.
Важно! В отчёте по сменам под прибылью понимается не чистая прибыль, а прибыль от продажи товара за вычетом его закупочной стоимости. Сюда не входят данные по аренде, зарплатам, списанию, потерям и расхождениям при инвентаризаций.
Кроме того, старые продажи по новой системе тоже не пересчитываются, даже если появились изменения в накладной. Ведь старая продажа в любом случае уже завершила свой «жизненный путь».
Инвентаризация и расширение отчета по сменам
Отслеживать продажи товаров поможет новая масштабная и подробная система инвентаризации! С её помощью вы полностью избавитесь от лишних закупок и сделаете систему пересчёта товара гораздо более точной и эффективной!
Сотрудник клуба просто вводит в отчёте за смену фактическое количество товаров с бара, а система сразу покажет недостачи и излишки, сформировав акт со всеми необходимыми данными (можно сохранить его в PDF или распечатать).
Для учёта не обязательно охватывать все товары в клубе, при необходимости можно выбрать какие-то отдельные позиции (10 новых энергетиков и тому подобное).
Сотрудник клуба с нужным уровнем прав может привести текущие остатки товаров в соответствие с пересчетом (недостача будет списана, а излишки учтут). В противном случае в акте просто укажут предыдущие данные по остаткам.
Важно! Денежная оценка недостач и излишков считается по розничной цене!
Если при учете будут выявлены расхождения, то система отправит информацию об этом владельцу через Telegram-уведомления. Так что советуем их подключить!
Детально контролировать работу вашего клуба позволит и собственный отдел IT-специалистов, который владелец получает на премиум-подписке SmartPremium!
Полный контроль бара
Владелец может не опасаться ошибок или забывчивости админов, ведь у него будет возможность сделать инвентаризацию бара обязательной. Если активировать эту опцию, то админ просто не сможет закрыть свою смену без заполнения данных по фактическим остаткам товаров.
Заключение
Обновленная система товароучета — лишь один из наших важных релизов этой осени, которые позволят вывести работу ваших киберарене на совершенно новый уровень.
Следите за новостями в наших соцсетях!
